Согласование счетов на оплату

Согласование входящих счетов на оплату

По договорным обязательствам в компанию периодически поступают входящие счета на оплату. С ростом их количества становится сложнее организовать работу по счетам: оплата совершается не вовремя или счета теряются. Задержка по оплате счетов может привести к штрафным санкциям и судебным искам – все это отражается на конкурентоспособности и репутации компании.

Техническое решение «Согласование входящих счетов на оплату» позволяет оптимизировать обработку входящих счетов и обеспечивает:

  • быструю проверку и согласование счетов в соответствии с правилами организации;
  • утверждение счетов руководителем с помощью электронной подписи, что дает гарантию неизменности и достоверности подписанного документа;
  • формирование архива для удобного поиска счетов и обращения к отчетности по счетам;
  • повышение безопасности работы с платежными документами с помощью разграничения прав доступа;
  • своевременное проведение и контроль оплаты по счету бухгалтером благодаря интеграции с финансово-учетной системой.
Хотите узнать больше?

Описание решения

Решение позволяет заносить в систему входящие счета на оплату, поступившие в электронном и бумажном виде. Для этого есть возможности сканирования и создания документов из файла.

Поступившие счета отправляются на проверку. При этом сотрудникам сразу выдаются нужные права доступа, например, для просмотра или изменения документов.

Проверка и первичная обработка счетов

Счета поступают на проверку назначенному сотруднику либо ответственному за договор, по которому они оформлены. Сотрудник проверяет оформление счетов, расходы и соответствие платежным обязательствам. Для удобства из карточки счета открывает договор для сверки данных. Если счет выставлен без договора, то прямо из DIRECTUM открывает статьи бюджета в финансово-учетной системе.

После проверки в один клик можно:

  • отправить счет на согласование;
  • отказать, если счет составлен некорректно или признан необоснованным;
  • отправить на повторное сканирование, если текст счета не видно;
  • прекратить работы, если в дальнейшей обработке счета нет необходимости.

Некоторые счета система DIRECTUM позволяет объединить и занести в реестр. Например, сгруппировать счета с одинаковым сроком, по одному договору или контрагенту.

Реестр формируется автоматически при отправке счетов в одном задании. Это помогает ускорить согласование и оплату счетов. Кроме этого, из реестра удобно запускать отчет по всем счетам. Это позволяет вовремя проконтролировать, какие счета оплачены или отложены, а по каким счетам отказано в оплате.

Согласование и оплата счетов

Руководитель проверяет необходимость оплаты и выносит решение. Затем подписывает счета к оплате электронной подписью, что гарантирует неизменность и достоверность подписанного документа.

Данные по каждому подписанному счету автоматически заносятся в финансово-учетную систему. Для этого в учетной системе создаются платежные поручения, которые связываются со счетами в DIRECTUM. Таким образом при проведении оплаты в учетной системе бухгалтер в любой момент может обратиться к счету и связанному с ним комплекту документов. Затем бухгалтер выполняет задание в DIRECTUM – это подтверждает факт оплаты счетов.

Бизнес-эффект

Техническое решение «Согласование входящих счетов на оплату» позволяет:

  • сократить трудоемкость и время на согласование входящих счетов на оплату;
  • минимизировать риски, связанные с неисполнением договорных обязательств;
  • исключить вероятность потери счетов и упростить поиск;
  • повысить контроль соответствия расходов бюджету.

Примеры успешных внедрений

МФЦ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

В течение двух месяцев АИС МФЦ была наполнена 100 услугами и настроено взаимодействие с Системой исполнения регламентов УР для передачи пакетов документов в ведомства для оказания услуг. В течении 6 месяцев произведено тиражирование АИС МФЦ в 24 МФЦ УР.

ООО «НПЦ «Пружина»

В результате внедрения были автоматизированы: работа с заявками на оплату и ОРД, договорная деятельность. Автоматизацией охвачено 70 пользователей. Затраты на передачу документов сократились в среднем на 25 %.