Конкурсы закупок помогают компаниям получить наиболее выгодные предложения на нужные товары или услуги. Но на подготовку таких мероприятий, их проведение, а также взаимодействие участников зачастую тратится много времени и ресурсов.Решение «Управление закупками» упрощает такую работу, в том числе и для тех организаций, чья закупочная деятельность регулируется законодательством. Решение автоматизирует этап сбора потребностей и формирования плана-графика по 44-ФЗ, а также все внутренние процессы компании, работающей по 223-ФЗ:
- планирование закупки;
- инициация закупочных процедур;
- взаимодействие с участниками;
- выбор победителя;
- заключение договора и контроль его исполнения;
- формирование управленческой отчетности.
Планирование закупки
На первом этапе от каждого подразделения собираются потребности в материалах, работах или услугах. При необходимости собранные заявки согласуются с руководителями подразделений, сотрудниками планово-экономического отдела и отдела снабжения. Схожие потребности одной номенклатурной группы объединяются в позиции. Например, заказы на компьютер, принтер, ксерокс объединяются в группу «Офисная техника».
Позиции также могут быть согласованы с определенным кругом лиц, в частности, с руководителем отдела закупок. Затем на основании полученного списка позиций создается план закупок.
После этого ответственный инициирует согласование плана, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей. Утвержденный план сотрудник публикует на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».
Инициация процедуры закупки
Удобный механизм напоминаний и оповещений помогает ответственному своевременно начать подготовку к закупочной процедуре.
Организатор закупки создает из позиции плана новую запись справочника. Чтобы принять решение о датах проведения закупки и ее условиях, он собирает комиссию. Возможности решения «Управление совещаниями» позволяют оперативно и легко организовать встречу. По результатам комиссии ответственный указывает в карточке закупки информацию по лотам, заполняет порядок размещения и условия.
На основании информации справочника система автоматически формирует уведомления, благодаря которым ответственные вовремя выполняют требования закона 223-ФЗ, например, публикуют протоколы о ходе закупки в заданные сроки. Затем подготавливается необходимая документация: требования к закупке, техническое задание, проект договора и пр. Для этого в системе используются шаблоны — они определяют начальное содержимое документа.
Готовый комплект документов ответственный может отправить на согласование и утверждение, после чего он связывается с записью справочника. Таким образом, все документы по закупке будут всегда под рукой.
После утверждения ответственный сотрудник получает задание опубликовать извещение и сопутствующую документацию. На официальный сайт «Единой информационной системы в сфере закупок» документы размещаются вручную, на электронную торговую площадку, например, B2B-Center, автоматически по кнопке из карточки справочника.
Рассмотрение заявок на участие в закупке и выбор победителя
Организатор регистрирует поступающие предложения в справочнике «Заявки на участие в закупках«.
В карточке указывается исчерпывающая информация по заявке подрядчика: наименование закупки, лота, название организации, цена предложения, отметки о выполнении требований конкурса.
В системе настроена рассылка напоминаний ответственным о приближении срока вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и выбора победителя. На основании этой информации организуется совещание, где комиссия принимает окончательное решение. Затем организатор вручную указывает заявку победителя в справочнике «Закупки» для соответствующего лота.
Секретарь фиксирует принятое решение в протоколе и отправляет на утверждение председателю комиссии. Протоколы, созданные на всех этапах работы комиссии, публикуются вручную на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок». При необходимости протоколы можно автоматически опубликовать на электронной торговой площадке.
Заключение договора и контроль его исполнения
Для автоматизации процесса заключения договора используется модуль «Управление договорами». Подписанный договор указывается в справочнике «Закупки» для соответствующего лота.
В процессе заключения, исполнения, изменения или расторжения договора подтверждающие документы автоматически публикуются на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».
Формирование отчетности, анализ
Контролер может сформировать в системе отчет, который предоставит информацию о текущих закупках, соблюдении сроков и сотрудниках, нарушающих план.
Результаты анализа могут быть наглядно представлены в виде таблиц, графиков и диаграмм. Для этого используется контрольная панель модуля «Управление показателями эффективности».
По требованию 223-ФЗ все регламентирующие отчеты публикуются вручную на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».
Бизнес-эффект
- сокращаются общие расходы на планирование и проведение закупки;
- упрощается подготовка конкурсной документации;
- ускоряется проведение закупочных процедур и выбор поставщика;
- соблюдаются сроки исполнения процедур закупки, сводится к минимуму риск штрафов за просрочку.