Доверенности дают право сотрудникам совершать юридически значимые действия от имени организации, например, заключать сделки, подписывать документы, принимать и отпускать товары и т.д.
Directum RX обеспечивает:
- быстрое оформление доверенностей;
- их учет, поиск и контроль сроков действия;
- подписание документов электронной подписью на основании выданных доверенностей.
Оформление доверенности
В Directum RX есть готовый шаблон для быстрого оформления доверенности. Часть информации в нем уже заполнена, вам остается лишь указать данные сотрудника, которому выдается доверенность, и его полномочия.
Если доверенности уже были оформлены в бумажном виде, то в систему они заносятся в виде скан-копий.
Права на доверенности назначаются автоматически, но строго регламентируются, так как содержат конфиденциальную информацию, например, паспортные данные. Права получают только автор документа, и сотрудник, которому доверенность выдается. Далее документ отправляется на согласование по регламенту.
При сканировании образы документов можно предварительно просмотреть, поменять порядок их следования, удалить неудачные и сделать новые. А чтобы занести документы из Microsoft Outlook или с рабочего стола, их достаточно «перетащить» в систему (drag’n’drop).
Поиск доверенностей и контроль срока действия
Все доверенности после создания попадают в единый реестр. В нем можно быстро найти нужные документы по сотруднику, периоду действия и статусу. Контроль сроков действия легко отследить фильтрацией:
Узнать о приближении завершения срока действия доверенности можно заранее. Для этого в карточке доверенности указывается количество дней до окончания срока действия, за которое придет уведомление. В зависимости от настроек оно может прийти сотруднику, которому выдана доверенность, его непосредственному руководителю или сотруднику, который подготовил доверенность.
Подписание документов на основании доверенности
Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, администратору достаточно настроить право подписи. Сделать это можно прямо из карточки. При создании прав автоматически заполняются данные о сотруднике, которому выдана доверенность, и период ее действия. А также ограничения, например, подписание договоров с суммой до 1 миллиона рублей.
При подписании финансово-хозяйственных документов данные о доверенностях проставляются в них автоматически. Например, так заполняются данные о доверенностях принявшего груз и подписавшего документ:
Заполнены данные о доверенностях принявшего груз и подписавшего документВедите полный учет и контроль доверенностей
Directum RX повышает эффективность работы с доверенностями:
- быстрое оформление документов по готовому шаблону;
- оперативное согласование и подписание доверенностей;
- единый реестр доверенностей, выданных сотрудникам компании;
- быстрый поиск доверенностей по сотруднику, сроку действия и другим параметрам;
- автоматическое заполнение сведений при подписании финансово-хозяйственных документов;
- гарантия, что сотрудники подпишут документы только на основании действующих доверенностей.
*Решение входит в состав модуля «Делопроизводство».
Источник: DIRECTUM