Управление договорами

Работа с договорными документами составляет от 10 до 25% всего документооборота организации. Ее автоматизация снижает риск несвоевременного выполнения условий и оплаты, разгружает ключевых сотрудников от рутинных операций и обеспечивает финансовую стабильность. Решение «Управление договорами» закрывает все этапы процесса, от подготовки документов до исполнения обязательств и гарантирует:

  • быстрое создание договоров на основе шаблонов и согласование в рамках типовых маршрутов;
  • централизованную регистрацию и своевременную отправку контрагентам;
  • хранение с учетом прав доступа и перенос в архивное хранилище после завершения работ по документу;
  • контроль возврата оригиналов и исполнения обязательств в отведенные сроки;
  • оперативный поиск по заданным реквизитам и тексту;
  • формирование комплектов документов по каждому договору и навигация по ним;
  • подготовку отчетности в различных разрезах.
Хотите узнать больше?

Быстрая подготовка проекта договора

В системе предусмотрено несколько способов создания документов:

  • Готовые шаблоны для исходящих договоров.
  • Drag&Drop для импорта электронных документов из файла или почты.
  • Потоковое сканирование службой DIRECTUM Capture Services.
  • Мастер действий, который собирает входные данные, формирует готовый договор на основе макета, и сам отправляет его на согласование по типовому маршруту.

    Прозрачное согласование

    Типовые маршруты гарантируют соблюдение строгой договорной процедуры, и задаются для каждой категории договора:

    • Жесткие маршруты, когда нельзя менять условия.
    • Матрицы согласования для выбора нужного маршрута в зависимости от ключевых параметров (сумма, подразделение, вид затрат и т.д.)
    • Гибкие маршруты при свободном согласовании

    В процессе согласования используется электронная подпись (ЭП), которая позволяет визировать и утверждать документы, гарантируя их неизменность и авторство подписи.

    Ответственный сотрудник всегда может контролировать ход согласования в отправленной задаче на вкладке «Состояние». Процесс может также отражаться в специальном отчете «Лист согласования».

    Группировка и сбор переписки

    Связывание документов, относящихся к определенному договору, позволяет сотрудникам в любой момент времени получить доступ к содержанию всего набора сопутствующих документов.

    Дерево задач позволяет собрать полную переписку по договору в системе, а также ознакомиться c сопровождающей информацией (вложенные документы и записи справочников).

    Отправка договоров контрагентам

    Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования договора его легко отправить контрагенту через системы обмена документами. Это избавит от необходимости распечатывать договор и значительно сократит сроки внешнего согласования.

    Учет и анализ

    Для каждого договора автоматически создается новая запись в справочнике «Договоры» и присваивается регистрационный номер принятого формата.

    Структурирование данных в справочнике облегчает поиск, фильтрацию списка (например, по дате заключения, контрагенту или категории договора), а также позволяет формировать необходимую отчетность.

    Контроль исполнения обязательств

    В карточке договора можно указать этапы работы для отслеживания их содержания и дат начала и завершения сделки.

     

    Ответственному сотруднику автоматически придут уведомления о наступлении новых этапов для контроля своевременного исполнения обязательств или перевода договора на следующий этап.

    Интеграция с ERP

    Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами: SAP ERPMicrosoft Dynamics AX1C:Предприятие 7.x и 8.xГалактика ERP и др., что позволит:

    • исключить двойной ввод данных при синхронизации справочников (например, «Контрагенты», «Договоры» и др.);
    • автоматически собирать данные при прохождении типовых маршрутов DIRECTUM;
    • просматривать тексты документов напрямую из интерфейса ERP-системы и т.д.

    Веб-модуль «Управление договорами»

    Веб-модуль может использоваться в условиях территориальной удаленности от рабочего места или как основной тонкий клиент. Для работы нужен только доступ в интернет.

     

    Бизнес-эффект

    • В 4-6 раз сокращается длительность подготовки договоров;
    • В 2-2,5 раза увеличивается доля их согласований в срок;
    • В 8-10 раз уменьшается время поиска договоров и сопутствующих документов.

Примеры успешных внедрений

КГУП «Приметплоэнерго»

В результате проекта внедрения система была внедрена в дирекции КГУП «Примтеплоэнерго» и 9 филиалах. Успешно запушены все перечисленные процессы автоматизации и охвачено 200 пользователей. В результате расчета эффективности внедрения СЭД в КГУП «Примтеплоэнерго» было определено, что система окупиться на предприятии в течении двух лет.

ООО «НПЦ «Пружина»

В результате внедрения были автоматизированы: работа с заявками на оплату и ОРД, договорная деятельность. Автоматизацией охвачено 70 пользователей. Затраты на передачу документов сократились в среднем на 25 %.