Компании ежедневно работают с различными финансовыми и договорными документами. С ростом их количества появляются трудности с хранением, а на поиск тратятся часы или даже дни. При этом каждая налоговая проверка требует срочного представления документов, а несвоевременный ответ на запрос чреват штрафными санкциями.
Решение «Финансовый архив» представляет собой единый архив электронных и бумажных документов. В него автоматически заносятся:
- финансово-хозяйственные документы учетной системы 1C, отправленные контрагентам через сервис обмена;
- договорные документы, которые создаются в системе Directum RX;
- документы, которые контрагент прислал через сервис обмена.
Документы учетной системы можно импортировать в Directum RX для подписания и дальнейшей отправки контрагентам через сервисы обмена. А благодаря интеграции с 1С договоры и дополнительные соглашения синхронизируются из учетной системы в архив Directum RX и обратно. Бумажные документы заносятся в архив в виде скан-копий.
Подготовка к налоговым проверкам
В Directum RX можно оперативно подготовить комплекты документов для представления в контролирующие органы. Для этого достаточно задать критерии и в два клика выгрузить все необходимые документы. Кроме финансово-хозяйственных документов можно выгружать и договорные документы вместе с приложениями. При этом все документы выгружаются в том формате, в котором их нужно представить на проверку. Вместе с документами экспортируется отчет с результатами.
Поиск по архиву
Можно искать документы и формировать подборки по заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.), например, для сверок с контрагентами.
Поиск по архивуКонтроль полноты архива
Система обеспечивает контроль полноты и целостности финансового архива организации. С помощью отдельных списков сотрудники быстро находят документы:
- у которых отсутствуют скан-копии;
- по которым ожидается подписание.
Контроль полноты архива, по которым ожидается подписаниеБизнес-эффект
«Финансовый архив» позволяет работать с документами всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Он предназначен для высшего руководства, сотрудников бухгалтерии, договорных и юридических отделов.
Решение обеспечивает:
- хранение и учет всех финансово-хозяйственных и договорных документов организации;
- соответствие требованиям законодательства к хранению финансовых документов;
- сокращение издержек на занесение документов за счет интеграции с сервисами обмена электронными юридически значимыми документами;
- быстрый и удобный поиск документов;
- своевременное представление документов для налоговых, аудиторских и иных проверок;
- быстрый доступ к комплектам документов по сделке, контрагенту, периоду или договору.
Источник: DIRECTUM
