Финансовый архив

Проблема

  • Сжатые сроки на предоставление документов по требованию контролирующих органов.
  • Длительный поиск документов, хранящихся в нескольких системах или на разных носителях.
  • Существует риск удаления файла из первоисточника.
  • Сложно контролировать факты отправки, получения и возврата документов.
  • Без единого архива электронных и бумажных документов на подготовку квартальных и годовых отчетов уходит много времени.

Решение

Внедрить электронный финансовый архив Directum СЭД+, чтобы:

  • централизованно хранить электронные и отсканированные бумажные документы;
  • поддерживать неизменность и юридическую значимость документов, подписанных ЭП;
  • ускорить представление документов в контролирующие органы за счет удобной фильтрации и выгрузки экземпляров с подписями обеих сторон;
  • облегчить хранение и поиск документов, связывая их в единый комплект.
Хотите узнать больше?

Возможности решения

Хранение электронных и бумажных документов

Финансовый архив Directum СЭД+ помогает соблюдать требования ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» по хранению электронных и скан-образов бумажных документов.

В него заносятся:

  • документы, которые контрагент прислал через сервис обмена, например Saby (СБИС) или Диадок (требуется при подключении модуля интеграции);
  • исходящие финансово-хозяйственные документы, которые загружаются в финархив Directum СЭД+ после формирования их в учетной системе;
  • договорные документы, которые поступили от контрагентов, созданы в Directum СЭД+ или синхронизировались из учетной системы;
  • внутренние учетные документы, которые фиксируют хозяйственные операции компании и служат основанием для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
  • входящие платежные поручения, полученные от контрагентов при переводе денежных средств нашей организации;
  • скан-копии бумажных документов, полученные от контрагентов.

Документы учетной системы можно импортировать в Directum RX для подписания и дальнейшей отправки контрагентам через сервисы обмена. А благодаря интеграции с 1С договоры и дополнительные соглашения синхронизируются из учетной системы в архив Directum RX и обратно. Бумажные документы заносятся в архив в виде скан-копий.

Подготовка к налоговым проверкам

В Directum RX можно оперативно подготовить комплекты документов для представления в контролирующие органы. Для этого достаточно задать критерии и в два клика выгрузить все необходимые документы. Кроме финансово-хозяйственных документов можно выгружать и договорные документы вместе с приложениями. При этом все документы выгружаются в том формате, в котором их нужно представить на проверку. Вместе с документами экспортируется отчет с результатами.

Поиск по архиву

Можно искать документы и формировать подборки по заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.), например, для сверок с контрагентами.

Поиск по архивуПоиск по архиву

Контроль полноты архива

Система обеспечивает контроль полноты и целостности финансового архива организации. С помощью отдельных списков сотрудники быстро находят документы:

  • у которых отсутствуют скан-копии;
  • по которым ожидается подписание.
Контроль полноты архива, по которым ожидается подписаниеКонтроль полноты архива, по которым ожидается подписание

Бизнес-эффект

«Финансовый архив» позволяет работать с документами всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Он предназначен для высшего руководства, сотрудников бухгалтерии, договорных и юридических отделов.

Решение обеспечивает:

  • хранение и учет всех финансово-хозяйственных и договорных документов организации;
  • соответствие требованиям законодательства к хранению финансовых документов;
  • сокращение издержек на занесение документов за счет интеграции с сервисами обмена электронными юридически значимыми документами;
  • быстрый и удобный поиск документов;
  • своевременное представление документов для налоговых, аудиторских и иных проверок;
  • быстрый доступ к комплектам документов по сделке, контрагенту, периоду или договору.

Источник: DIRECTUM

Примеры успешных внедрений

КГУП «Приметплоэнерго»

В результате проекта внедрения система была внедрена в дирекции КГУП «Примтеплоэнерго» и 9 филиалах. Успешно запушены все перечисленные процессы автоматизации и охвачено 200 пользователей. В результате расчета эффективности внедрения СЭД в КГУП «Примтеплоэнерго» было определено, что система окупиться на предприятии в течении двух лет.

Возможности решения

Хранение электронных и бумажных документов

Финансовый архив Directum СЭД+ помогает соблюдать требования ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» по хранению электронных и скан-образов бумажных документов.

В него заносятся:

  • документы, которые контрагент прислал через сервис обмена, например Saby (СБИС) или Диадок (требуется при подключении модуля интеграции);
  • исходящие финансово-хозяйственные документы, которые загружаются в финархив Directum СЭД+ после формирования их в учетной системе;
  • договорные документы, которые поступили от контрагентов, созданы в Directum СЭД+ или синхронизировались из учетной системы;
  • внутренние учетные документы, которые фиксируют хозяйственные операции компании и служат основанием для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
  • входящие платежные поручения, полученные от контрагентов при переводе денежных средств нашей организации;
  • скан-копии бумажных документов, полученные от контрагентов.

Документы учетной системы можно импортировать в Directum RX для подписания и дальнейшей отправки контрагентам через сервисы обмена. А благодаря интеграции с 1С договоры и дополнительные соглашения синхронизируются из учетной системы в архив Directum RX и обратно. Бумажные документы заносятся в архив в виде скан-копий.

Подготовка к налоговым проверкам

В Directum RX можно оперативно подготовить комплекты документов для представления в контролирующие органы. Для этого достаточно задать критерии и в два клика выгрузить все необходимые документы. Кроме финансово-хозяйственных документов можно выгружать и договорные документы вместе с приложениями. При этом все документы выгружаются в том формате, в котором их нужно представить на проверку. Вместе с документами экспортируется отчет с результатами.

Поиск по архиву

Можно искать документы и формировать подборки по заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.), например, для сверок с контрагентами.

Поиск по архивуПоиск по архиву

Контроль полноты архива

Система обеспечивает контроль полноты и целостности финансового архива организации. С помощью отдельных списков сотрудники быстро находят документы:

  • у которых отсутствуют скан-копии;
  • по которым ожидается подписание.
Контроль полноты архива, по которым ожидается подписаниеКонтроль полноты архива, по которым ожидается подписание

Бизнес-эффект

«Финансовый архив» позволяет работать с документами всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Он предназначен для высшего руководства, сотрудников бухгалтерии, договорных и юридических отделов.

Решение обеспечивает:

  • хранение и учет всех финансово-хозяйственных и договорных документов организации;
  • соответствие требованиям законодательства к хранению финансовых документов;
  • сокращение издержек на занесение документов за счет интеграции с сервисами обмена электронными юридически значимыми документами;
  • быстрый и удобный поиск документов;
  • своевременное представление документов для налоговых, аудиторских и иных проверок;
  • быстрый доступ к комплектам документов по сделке, контрагенту, периоду или договору.

Источник: DIRECTUM