Управление совещаниями

Менеджер, участвующий в нескольких проектах, может проводить на совещаниях до 6 часов в день. И при этом 20% поручений, выдаваемых после рабочих встреч, остаются невыполненными.Решение «Управление совещаниями» позволяет оптимизировать все этапы процесса и решить ключевые задачи:

  • на этапе организации — подготовку и согласование повестки, определение состава приглашенных, времени и места, своевременное оповещение всех заинтересованных лиц, в том числе внешних участников;
  • на этапе проведения — фиксацию принятых решений, автоматическое формирование и согласование протокола, оповещение участников об утверждении протокола;
  • на этапе исполнения решений — рассылку поручений исполнителям, контроль исполнения, формирование отчетов для анализа состояния решений по совещаниям.
Хотите узнать больше?

Выбор удобного сценария подготовки совещания

Сотрудники, привыкшие работать с Outlook, создают собрание в календаре почтового клиента, которое затем можно автоматически перенести в DIRECTUM.

Синхронизация собраний Outlook дополнительно позволяет сформировать повестку, разослать материалы участникам, оформить и согласовать протокол, проконтролировать исполнение поручений.

Если в организации не используется Outlook, сотрудник создает совещание через мастер действий напрямую в DIRECTUM.

Или встреча создается в справочнике «Совещания и заседания». Организатор или секретарь заполняют новую запись темой, датой и местом проведения, определяют планируемую продолжительность, повестку, состав участников и т.д.

Согласование проведения совещания

Предварительное согласование идет по типовому маршруту. Это гарантирует соблюдение регламента с прохождением всех необходимых этапов и контролем сроков.

По результатам предварительного согласования можно еще до начала совещания скорректировать повестку, список участников и т.д. Это позволяет исключить срывы встреч из-за неготовности сотрудников или их отсутствия на рабочем месте.

При необходимости состав участников совещания можно расширить, включив в него сотрудников внешних организаций. Интеграция с Microsoft Outlook автоматически формирует необходимые письма-приглашения.

Также можно решить оперативные вопросы совещания через чат в Skype for Business.

Протоколирование результатов совещания

В ходе встречи секретарь фиксирует итоги, принятые решения и открытые вопросы в карточке совещания. Протокол формируется автоматически, его шаблон настраивается под стандарты организации.

Контроль исполнения и отчетность

После подписания протокола системой автоматически выдаются поручения ответственным исполнителям. Контролер совещания отслеживает ход их исполнения через дерево поручений и принимает работы.

По запросу руководства формируются необходимые аналитические отчеты, например, по проведенным совещаниям или состоянию исполнения поручений.

Веб-модуль «Управление совещаниями»

Функциональность решения «Управление совещаниями» также доступна в веб-доступе системы DIRECTUM. Доступные функции веб-модуля «Совещания»:

  • организация и подготовка: разработка повестки, определение участников, резервирование помещения, согласование повестки, времени и места проведения совещания с участниками, рассылка электронных писем с приглашением на участие в совещании сотрудникам внешних организаций;
  • фиксация принятых решений: формирование и согласование протокола, оповещение участников и заинтересованных лиц об утверждении протокола;
  • исполнение принятых решений: рассылка заданий исполнителям, контроль исполнения принятых решений, оповещение заинтересованных лиц об исполнении всех решений;
  • работа с регулярными и нерегулярными сериями совещаний;
  • накопление истории по совещаниям и заседаниям в организации.

Веб-модуль доступен при наличии лицензий:

  • Веб-доступа;
  • Управление совещаниями и заседаниями;
  • Канцелярия (для работы с поручениями по совещаниям).

Перед использованием веб-модуля администратору системы необходимо настроить его в desktop-клиенте и выдать права пользователю. Перейти в веб-модуль можно через список веб-модулей.

Бизнес-эффект

  • В 2-3 раза ускорится согласование протокола совещания;
  • На 30-40% уменьшится отмена совещаний из-за отсутствия ключевых участников;
  • На 45-75% сократится число невыполненных поручений.

Примеры успешных внедрений

КГУП «Приметплоэнерго»

В результате проекта внедрения система была внедрена в дирекции КГУП «Примтеплоэнерго» и 9 филиалах. Успешно запушены все перечисленные процессы автоматизации и охвачено 200 пользователей. В результате расчета эффективности внедрения СЭД в КГУП «Примтеплоэнерго» было определено, что система окупиться на предприятии в течении двух лет.