Управление закупками

Конкурсы закупок помогают компаниям получить наиболее выгодные предложения на нужные товары или услуги. Но на подготовку таких мероприятий, их проведение, а также взаимодействие участников зачастую тратится много времени и ресурсов.Решение «Управление закупками» упрощает такую работу, в том числе и для тех организаций, чья закупочная деятельность регулируется законодательством. Решение автоматизирует этап сбора потребностей и формирования плана-графика по 44-ФЗ, а также все внутренние процессы компании, работающей по 223-ФЗ:

  • планирование закупки;
  • инициация закупочных процедур;
  • взаимодействие с участниками;
  • выбор победителя;
  • заключение договора и контроль его исполнения;
  • формирование управленческой отчетности.
Хотите узнать больше?

Планирование закупки

 

Планирование закупки

На первом этапе от каждого подразделения собираются потребности в материалах, работах или услугах. При необходимости собранные заявки согласуются с руководителями подразделений, сотрудниками планово-экономического отдела и отдела снабжения. Схожие потребности одной номенклатурной группы объединяются в позиции. Например, заказы на компьютер, принтер, ксерокс объединяются в группу «Офисная техника».

Позиции также могут быть согласованы с определенным кругом лиц, в частности, с руководителем отдела закупок. Затем на основании полученного списка позиций создается план закупок.

После этого ответственный инициирует согласование плана, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей. Утвержденный план сотрудник публикует на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».

Инициация процедуры закупки

Удобный механизм напоминаний и оповещений помогает ответственному своевременно начать подготовку к закупочной процедуре.

Организатор закупки создает из позиции плана новую запись справочника. Чтобы принять решение о датах проведения закупки и ее условиях, он собирает комиссию. Возможности решения «Управление совещаниями» позволяют оперативно и легко организовать встречу. По результатам комиссии ответственный указывает в карточке закупки информацию по лотам, заполняет порядок размещения и условия.

На основании информации справочника система автоматически формирует уведомления, благодаря которым ответственные вовремя выполняют требования закона 223-ФЗ, например, публикуют протоколы о ходе закупки в заданные сроки. Затем подготавливается необходимая документация: требования к закупке, техническое задание, проект договора и пр. Для этого в системе используются шаблоны — они определяют начальное содержимое документа.

Готовый комплект документов ответственный может отправить на согласование и утверждение, после чего он связывается с записью справочника. Таким образом, все документы по закупке будут всегда под рукой.

После утверждения ответственный сотрудник получает задание опубликовать извещение и сопутствующую документацию. На официальный сайт «Единой информационной системы в сфере закупок» документы размещаются вручную, на электронную торговую площадку, например, B2B-Center, автоматически по кнопке из карточки справочника.

Рассмотрение заявок на участие в закупке и выбор победителя

Организатор регистрирует поступающие предложения в справочнике «Заявки на участие в закупках«.

В карточке указывается исчерпывающая информация по заявке подрядчика: наименование закупки, лота, название организации, цена предложения, отметки о выполнении требований конкурса.

В системе настроена рассылка напоминаний ответственным о приближении срока вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и выбора победителя. На основании этой информации организуется совещание, где комиссия принимает окончательное решение. Затем организатор вручную указывает заявку победителя в справочнике «Закупки» для соответствующего лота.

Секретарь фиксирует принятое решение в протоколе и отправляет на утверждение председателю комиссии. Протоколы, созданные на всех этапах работы комиссии, публикуются вручную на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок». При необходимости протоколы можно автоматически опубликовать на электронной торговой площадке.

Заключение договора и контроль его исполнения

Для автоматизации процесса заключения договора используется модуль «Управление договорами«. Подписанный договор указывается в справочнике «Закупки» для соответствующего лота.

В процессе заключения, исполнения, изменения или расторжения договора подтверждающие документы автоматически публикуются на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».

Формирование отчетности, анализ

Контролер может сформировать в системе отчет, который предоставит информацию о текущих закупках, соблюдении сроков и сотрудниках, нарушающих план.

Результаты анализа могут быть наглядно представлены в виде таблиц, графиков и диаграмм. Для этого используется контрольная панель модуля «Управление показателями эффективности».

По требованию 223-ФЗ все регламентирующие отчеты публикуются вручную на официальном сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».

Бизнес-эффект

  • сокращаются общие расходы на планирование и проведение закупки;
  • упрощается подготовка конкурсной документации;
  • ускоряется проведение закупочных процедур и выбор поставщика;
  • соблюдаются сроки исполнения процедур закупки, сводится к минимуму риск штрафов за просрочку.

Примеры успешных внедрений