Делопроизводство

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Но даже в этом случае системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

Решение «Канцелярия» оптимизирует работу с документацией и позволяет:

  • вести номенклатуру дел и журналы регистрации;
  • классифицировать и регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
  • выносить резолюции, отправлять поручения и контролировать исполнение;
  • контролировать местонахождение оригиналов документов и выдачу бумажных копий;
  • готовить отчетность по документообороту организации.
Хотите узнать больше?

Работа с решением для электронного делопроизводства прозрачна и проста

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля РКК, а регистрационный номер будет присвоен автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы потокового ввода DIRECTUM Capture Services, которые обеспечивают различные способы занесения документов: захват с почты, факса, сканера или из файловой системы. Cлужба распознавания делает возможными различные сценарии массового приема документов, например, добавление новых страниц в документ или сортировка по определенным признакам (к примеру, разделителю).

Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и осуществить автоматическую электронную отправку адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящего документа дальнейшая работа исполнителей может вестись полностью в электронном виде, предотвращая потерю оригинала. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу, указав исполнителей и сроки.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

  • фиксация переписки по исполнению;
  • возможность делегирования и отправки на доработку;
  • контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Отправка писем партнерам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Поиск и анализ

По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

Результаты поиска могут быть представлены иерархически. В основе структуры дерева могут быть подразделения или виды РКК.

Найти нужный документ вместе с РКК можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

Веб-канцелярия

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Эффект от внедрения

С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.

  • К минимуму сводится риск потери документов
  • В 2 раза сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
  • В 12 раз ускорится поиск местонахождения бумажных документов
  • В 2 раза ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
  • На 20% увеличится выполнение поручений руководства

Примеры успешных внедрений

Министерство информатизации и связи Удмуртской Республики

Тиражирование системы электронного документооборота в 15 районных органах муниципальной власти Удмуртской Республики Краткая справка о Заказчике: В 2013 году Минсвязь...

Администрация города Ижевска

Краткая справка о Заказчике: Администрация города Ижевска на момент автоматизации включала 5 районных администраций и 34 управления. Город Ижевск является...

КГУП «Приметплоэнерго»

В результате проекта внедрения система была внедрена в дирекции КГУП «Примтеплоэнерго» и 9 филиалах. Успешно запушены все перечисленные процессы автоматизации и охвачено 200 пользователей. В результате расчета эффективности внедрения СЭД в КГУП «Примтеплоэнерго» было определено, что система окупиться на предприятии в течении двух лет.