Directum

О системе DIRECTUM

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

Состав подсистем и дополнительных модулей системы DIRECTUM.

Концепция бизнес-решений DIRECTUM

Компания DIRECTUM развивает концепцию упрощения перехода на электронный документооборот в различных областях деятельности организаций и совместно со своими партнерами реализует стратегию сфокусированных на бизнес-задачах ECM-решений.

Ключевая идея стратегии – предложение заказчикам готовых бизнес-решений на базе системы DIRECTUM. Каждое бизнес-решение – это программно-консалтинговый продукт, ориентированный на достижение заданного эффекта при решении определенной бизнес-задачи.

Главными особенностями бизнес-решения являются:

  • Фокус на бизнес-задачах. Целью бизнес-решения является удовлетворение потребностей конкретных бизнес-заказчиков и решение конкретной бизнес-задачи.
  • Измеряемый бизнес-эффект. Для каждого бизнес-решения определяется перечень показателей эффективности, которые позволяют измерить эффект от его внедрения в организации.
  • Методики и бизнес-консалтинг. Бизнес-решение кроме технического решения включает также методические материалы, технологию внедрения, услуги бизнес-консалтинга.

Преимущества

  • Интеллектуальная ECM

Интеллектуальным сервисам DIRECTUM Ario можно поручить выполнение рутинных ручных операций: распределение входящего потока документов, их регистрацию и заполнение карточек, сравнение версий документов. Более того с использованием сервисов Ario реализуется умный поиск в компании.

  • Высокая производительность и масштабируемость

Мощная платформа DIRECTUM поддерживает работу десятков тысяч пользователей и хранение более 20 000 000 документов на каждом сервере. Благодаря асинхронному выполнению «тяжелых» операций сохраняется быстрый отклик на действия пользователей.

  • Возможность разработки уникальных решений

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder позволяет развивать систему даже силами собственных специалистов заказчика. Для узкопрофильных и нестандартных задач создаются специализированные решения.

  • Широкий набор готовых решений

Более 20 бизнес-решений готовы к внедрению уже сегодня. Каждое из них закрывает конкретную задачу бизнеса и учитывает предметную область. Комплексный подход позволяет выстроить целостную систему управления организацией.

  • Многовариантность доступа

Десктоп-клиент – привычный многим офисным сотрудникам, веб-клиент – удобный при удаленной работе пользователей, мобильные решения – для оперативного подключения к процессам вне офиса.

  • Решение для юридически значимого обмена с контрагентами

Используйте готовое решения для обмена с контрагентами. Отправка документов контрагентам через сервис ЭДО является естественной частью процесса согласования в DIRECTUM. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту и ставится на контроль, а при получении ответа снимется с него.

  • Интеграционные механизмы для встраивания в ИТ-инфраструктуру

Готовый коннекторы к SAP, 1С и другим системам, открытый API позволяют встраивать DIRECTUM в ИТ-инфраструктуру предприятия. Так ECM-система становится ключевым элементом работы с корпоративным контентом.

  • Работа в территориально распределенной среде

DIRECTUM предоставляет удобные инструменты для взаимодействия разных систем как внутри холдинга, так и на уровне одной организации. Благодаря единому центру администрирования управлять службами и системами можно из единой точки.

  • Импортонезависимость и импортоопережение

Продукты DIRECTUM включены в единый реестр отечественного ПО при Минкомсвязи России. Поддерживаются все стандарты российского делопроизводства и требования безопасности.

Эффект от внедрения

После начала активного использования системы DIRECTUM компании отмечают ощутимый положительный эффект от перехода на электронный документооборот.

  • Понятная цель и видимый эффект

Внедрение бизнес-решения дает результат, понятный участникам проекта и руководству. В бизнес-решение изначально закладываются показатели эффективности, позволяющие рассчитать стоимостной эффект от внедрения бизнес-решения: в целом по организации или по отдельным процессам.

  • Прозрачность бизнес-процессов

Работа компании становится прозрачной и контролируемой за счет появления возможности отследить каждый этап любого бизнес-процесса. В случае необходимости, благодаря средствам включенным в механизм bpm/workflow в системе можно настроить любой процесс.

  • Повышение уровня исполнительской дисциплины

В силу различных причин, по статистике ответственными исполнителями не выполняются около 20%  заданий. Внедрением ЕСМ-системы обеспечивается контроль за выполнением работы на всех этапах. Благодаря возможностям системы, руководителю гарантируется, что поставленные задачи не будут забыты исполнителями. Использование отчетов позволяет провести анализ причин отклонений.

  • Сокращение временных затрат 

Почти все рутинные операции документооборота оптимизируются за счет работы системы. В том числе, благодаря использованию интеллектуального решения DIRECTUM Ario можно значительно сократить  время на обработку входящих документов (автоматическая классификация документов, заполнение их реквизитов). Освободившееся время сотрудники могут использовать для выполнения более значимых работ, приносящих большую пользу предприятию.

  • Гарантия сохранности документов

Система DIRECTUM строго разграничивает права доступа к документам в соответствии с настройками, при необходимости, шифрует паролями или цифровыми сертификатами, благодаря чему, значительно снижается риск утечки конфиденциальной информации. Имеется возможность отследить производимые с документом действия, которые автоматически сохраняются в историю работы с ним.

  • Эффективное использование ПО

Возможен частичный перенос выбранных функций из дорогих комплексных ERP-решений в систему DIRECTUM. Перевод их в ECM снизит затраты на расширение рабочих мест под учетные системы.

  • Рост конкурентных преимуществ

Увеличение скорости обработки и передачи информации и контроля исполнения работ с использованием системы DIRECTUM, способствуют повышению уровня обслуживания клиентов. Компания накапливает опыт в системе, снижая зависимость от «незаменимых» сотрудников.

  • Эффект от внедрения бизнес-решений

При внедрении комплексной СЭД среди других особенно выделяется проблема оценки эффекта от внедрения. И если общий “оздоравливающий” эффект обычно определяется, выражаясь в повышении безопасности, прозрачности и целостности документооборота в организации, то прямое влияние на затраты или доходы организации практически не поддается количественному измерению.

В бизнес-решение изначально закладываются показатели эффективности, позволяющие рассчитать бизнес-эффект от внедрения бизнес-решения: в целом по организации или по отдельным процессам. Опыт нашей работы доказывает возможность достижения конкретных результатов при внедрении бизнес-решений.

Так, при внедрении бизнес-решения “DIRECTUM: Финансовый архив” стоимость подготовки к налоговым проверкам сокращается в 7-12 раз, а количество выемок оригиналов документов из архива документов – на 90%. Стоимость ввода данных из первичных документов уменьшается в 3-10 раз.

Внедрение бизнес-решения “DIRECTUM: Управление договорами” сокращает длительность процесса подготовки и согласования договоров минимум в 3-5 раз, в 2 раза уменьшает среднее количество итераций согласования, снижается количество негативных договорных инцидентов в 4-7 раз. В целом это уменьшает стоимость процесса в 1.5-3 раза.

При внедрении бизнес-решения “DIRECTUM: Управление совещаниями” средняя длительность согласования одного протокола сокращается в 2-3 раза, с 4-7 дней до 6-12 часов. Количество отмененных совещаний по причине отсутствия ключевых участников уменьшается на 30-40%, процент невыполненных резолюций в срок – на 45-75%.

Список показателей эффективности по каждому бизнес-решению приведен в каталоге бизнес-решений.

Услуги по внедрению

Выбор и приобретение системы электронного документооборота – это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Качественное комплексное внедрение – одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами.

Зачастую только использование системы электронного документооборота без изменения бизнес-процессов не позволяет добиться желаемых результатов. Для получения действительно существенного эффекта необходимо провести ряд подготовительных работ. Частью полномасштабного внедрения является бизнес-консалтинг, включающий исследование и анализ, разработку модели «как есть», оптимизацию и разработку модели «как будет», разработку проектных решений, предложений по использованию технических и организационных инноваций с учетом предметной области и особенностей бизнеса конкретного заказчика.

Бизнес-консалтинг позволяет достичь эффекта от внедрения более высокого уровня за счет взаимоувязки целей и задач проекта со стратегическими целями, задачами бизнеса заказчика и их показателями, а не только исходя из необходимости получить локальные улучшения и удобства для пользователей. Консалтинг проводится не в отрыве, а дополняет процесс внедрения информационной системы. Проектные решения закрепляются технически в системе и организационно в разработанных регламентах, проходят проверку на практике, становятся неотъемлемой частью текущей деятельности предприятий.

На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров в различных регионах.

Внедрение DIRECTUM «под ключ» гарантирует качественную настройку системы и включает:

  • Библиотеку типовых проектных решений;
  • Моделирование процессов;
  • Четкое управление проектом;
  • Подготовку нормативных документов.

Заказчикам также доступно самостоятельное внедрение с проактивной поддержкой экспертов компании DIRECTUM, ее партнеров и опорой на методические рекомендации.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота (СЭД), когда:

  • работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;
  • высшее руководство работает с документами из системы;
  • контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
  • в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
  • создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Гибкий подход к процессу – это всегда оптимальный баланс сокращения затрат и рисков.