КГУП «Приметплоэнерго» было основано в 2001 году и объединило в себе все теплоснабжающие структуры Приморского края. Сегодня это крупнейшее предприятие Приморского края, в котором работает около 10000 сотрудников.

На момент начала проекта в КГУП «Примтеплоэнерго» система DIRECTUM была внедрена частично и использовалась только при регистрации документов. Руководитель предприятия поставил задачу максимально автоматизировать взаимодействие и охватить ключевые процессы связанные с документооборотом.

Для реализации стратегии максимальной автоматизации документооборота было предложено перевести в электронный вид следующие процессы:

Организационно распорядительная деятельность:

• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
• Согласование исходящих документов, приказов и служебных записок.
• Рассмотрение и исполнение поручений по входящим и внутренним документам.

Автоматизация договорной деятельности:

• Подготовка и согласование договорных документов.
• Ведение единого реестра договоров.
• Формирование комплектности первичных документов по договору и интеграция с 1С Управление предприятием.

Организация электронного архива финансовых документов:

• Структурированное хранение первичных документов, с возможностью быстрого поиска и подготовки к налоговым проверкам.
• Организация потокового сканирования и автоматического ввода документов в базу с помощью штрих-кода документов, который формируется в 1С Управление предприятием.

Автоматизация работы с командировками:

• Согласование командировки.
• Подготовка типовых документов (командировочное удостоверение. Приказ, авансовый отчет).
• Выдача средств на командировочные расходы и контроль предоставления авансового отчета.

В результате проекта внедрения система была внедрена в дирекции КГУП «Примтеплоэнерго» и 9 филиалах. Успешно запушены все перечисленные процессы автоматизации и охвачено 200 пользователей. В результате расчета эффективности внедрения СЭД в КГУП «Примтеплоэнерго» было определено, что система окупиться на предприятии в течении двух лет.

Показатели проекта:

• Сокращение затрат на передачу документов 20%
• Снижение рисков финансовых потерь на 43%
• Сокращение затрат на подготовку книг покупок и продаж на 11%
• Повышение исполнительской дисциплины на 17%
• Сокращение трудозатра на контроль исполнения поручений на 12%