Краткая справка о Заказчике: Администрация города Ижевска на момент автоматизации включала 5 районных администраций и 34 управления. Город Ижевск является столицей Удмуртской Республики и самым большим муниципалитетом в регионе, с численностью населения 650 тысяч человек.

Исходная ситуация: В Администрации города Ижевска с 2006 года была частично внедрена СЭД Олимп, автоматизированы процессы регистрации и работы с входящей документацией. Для каждого управления был развернут свой экземпляр СЭД Олимп, что значительно усложняло администрирование и развитие системы.

Решение: В рамках проекта автоматизации, было решено перевести все структурные подразделения на работу в единой базе и увеличить охват использования новой СЭД на платформе DIRECTUM за счет внедрения новых процессов, а именно автоматизация работы с муниципальными правовыми актами, автоматизация работы с внутренней и исходящей корреспонденции.

Результаты проекта:

При автоматизации охвачены следующие процессы:

Служебная переписка.

• Регистрация входящих документов.
• Вынесение резолюции на документ.
• Исполнение поручения по резолюции.
• Подготовка и согласование исходящего документа.
• Регистрация исходящих документов.
• Создание документов в ответ на входящий документ.

Работа с обращениями граждан.

• Регистрация обращений граждан.
  • Регистрация письменных обращений граждан.
  • Регистрация обращений граждан по горячей линии Администрации города Ижевска.
  • Регистрация личного приема граждан.
  • Получение и регистрация обращений граждан поступивших через Интернет приемную и Народный контроль.
• Исполнение поручений по резолюции на обращение гражданина.

Работа с муниципальными правовыми актами.

• Подготовка и согласование проекта муниципального правового акта.
• Регистрация муниципальных правовых актов.
• Публикация муниципальных правовых актов.
• Контроль исполнения муниципальных правовых актов.

Обучено 1000 сотрудников Администрации города Ижевска. Охвачены все структурные подразделения и три подведомственные организации.

Срок реализации проекта 7 месяцев.

Проект в цифрах:

Команда проекта состояла из 12 человек.

Общая трудоемкость проекта составила около 10 000 чел/часа.

Автоматизировано пользователей 1000 человек.

Автоматизировано 42 структурных подразделения Администрации города Ижевска.

Эффективность проекта:

При работе с входящими документами

Экономия до 33% рабочего времени делопроизводителя и до 12% рабочего времени помощника руководителя.

При работе с исходящими документами

Экономия до 2 млн рублей в год (за счет хождения документов в системе)

От использования отчетности

Экономия 14 % рабочего времени сотрудников, которое они тратили на подготовку сводной отчетности

Использование электронной доставки документов между подразделениями

Ускорение доставки документов в 288 раз при взаимодействии с Государственными органами Удмуртской Республики

Ускорение доставки документов в 48 раз при взаимодействии с Государственными органами Удмуртской Республики