Планируйте совещания в системе – формируйте повестки и протоколы в электронном виде. Принятые решения автоматически отправляются из протокола на исполнение ответственным.
При подготовке и проведении совещаний много времени уходит на формирование повестки, протокола и отправку поручений. Модуль «Совещания» избавит секретарей и председателей совещаний от рутины и позволит:
- быстро создавать повестку и протокол из карточки совещания, при этом документы привязаны к карточке и всегда «под рукой»;
- использовать шаблоны для быстрого оформления документов по совещанию;
- передавать решения на исполнение за пару кликов: система сама создает поручения по протоколу;
- отслеживать состояние работ по совещанию с помощью удобных инструментов для контроля.
Подготовка совещания
Для проведения совещания секретарь создает карточку, которая позволит в любой момент обратиться ко всей информации по совещанию и проконтролировать исполнение решений. Прямо из карточки формируется повестка, информация о времени, длительности, месте и участниках автоматически переносится в документ.
Чтобы забронировать время на совещание и отправить приглашения всем участникам, из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook. В окне встречи поля автоматически заполняются данными из карточки совещания. Также добавляются ссылки на документы по совещанию.
Оформление результатов совещания
Протокол создается прямо из карточки совещания, при этом часть данных будет уже заполнена, секретарю останется указать только принятые решения. Поручения по совещанию можно отправить в работу за пару кликов: система сама сформирует их из протокола, вам останется только проверить их и отправить на исполнение.
Создание поручений по протоколу
Поиск документов по совещанию
Получайте полный список связанных документов в один клик из карточки совещания:
Контроль работ по совещаниям
Как правило, один секретарь отвечает сразу за несколько совещаний, и по каждому должен контролировать исполнение решений. Для упрощения контроля используйте следующие возможности:
- закладка «Поручения» в карточке совещания позволяет отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу;
- реестр совещаний позволяет определять текущее состояние работ по всем совещаниям;
- список протоколов позволяет узнать ход работ по протоколам совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также по протоколам на исполнении у вас, ваших подчиненных или любого другого сотрудника;
- отчет позволяет контролировать сроки исполнения решений по отдельному совещанию и по совещаниям за конкретный период.
Закладка «Поручения»Оптимизируйте совещания с Directum RX
Directum RX повышает эффективность подготовки и проведения совещаний, а также позволяет:
- сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
- ускорить передачу решений на исполнение;
- получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
- упростить контроль исполнения решений совещания.
Источник: DIRECTUM
