Мощный механизм workflow является неотъемлемой частью современной ECM-системы и позволяет автоматизировать бизнес-процессы организаций. В DIRECTUM можно организовать как строго регламентированные процессы, так и свободное взаимодействие между сотрудниками в рамках совместных работ.
Решение DIRECTUM «Управление процессами»:
- обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в ходе процессов;
- упрощает работу со сложными и рутинными процессами: их моделирование и исполнение;
- гарантирует оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам;
- предоставляет инструменты оперативного поиска и анализа информации по основным бизнес-процессам и исполнительской дисциплине.
Прозрачные процессы
Все внутреннее взаимодействие сотрудников организуется в системе. Такой подход позволяет контролировать рабочий процесс и обеспечивает необходимую прозрачность. Взаимодействие сотрудников построено через задачи и задания. Они отображаются в папках «Входящие» и «Исходящие».
Любой пользователь может создать задачу с указанием исполнителей, сроков выполнения и содержания работы.
Если после отправки сотрудник обнаружил, что написал в задаче не всю информацию или сделал опечатку, то в течение 15 минут ее текст можно изменить.
Для сложных задач, например, по согласованию договоров настраиваются правила, которые определяют последовательность маршрута. При старте такой задачи Directum RX сам запускает процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. Правила настраиваются в соответствии с регламентами компании, таким образом исключены случаи их нарушения.
Кроме исполнителей задания, в правиле для каждого этапа можно указать сотрудника, который получит документ при отправке на доработку. Также можно предоставить выбор ответственного за доработку самому исполнителю:
Ход согласования документа всегда можно отследить на закладке «Регламент», где для удобства текущий этап выделяется цветом. А если нужно предоставить отчет в бумажном виде о ходе работ, то последовательность этапов согласования можно распечатать:
Если в организации нет утвержденных регламентов, используются задачи на свободное согласование. Пользователь указывает согласующих вручную в зависимости от содержания документа. При этом документ можно отправлять на доработку и повторное согласование.
При получении задания исполнитель может запланировать время на выполнение, добавить напоминание или назначить обсуждение с другими исполнителями. Для этого достаточно из карточки добавить встречу в календарь Microsoft Outlook, Evolution или приложение «Календарь» для macOS.
Быстро отчитаться о выполнении задания или отправить задачу в работу помогают автотексты. Это готовые фразы, которые добавляются в текст одним кликом мыши. Система адаптируется под человека: запоминает уникальный набор фраз, которые сотрудник часто пишет в тексте, и предлагает их для выбора. А для некоторых задач и заданий сразу предлагаются варианты готовых автотекстов.
Если на выполнение задания требуется больше времени, можно запросить продление срока.
Сотрудник, у которого запрошено продление срока, получит задание. Он может продлить срок или отказать.
Также сотрудник может самостоятельно продлить срок своего задания на доработку, если он не успевает выполнить его в первоначальный срок.
Вложенный в задание документ можно в один клик отправить по электронной почте, например, на согласование контрагенту.
Если у документа есть приложения, система предложит отправить их вместе с ним.
Графический редактор маршрутов
Правила согласования документа, которые определяют маршрут задачи, удобно настраиваются в графическом редакторе. Нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему (Drag-and-Drop). При этом доступны абсолютные и относительные значения параметров. Например, роль согласования в зависимости от этапа вычисляет исполнителя автоматически.
Проверить, что настроенные правила согласования соответствуют регламентам организации, просто. Для этого в системе есть:
- сводный отчет по всем правилам. Он позволит убедиться, что для всех организаций, подразделений, документопотоков и видов документов настроены необходимые правила согласования;
- отчет с подробной информацией о конкретном правиле. Он поможет проверить правильность настроек отдельного правила, каждого условия и этапа в нем, в том числе узнать исполнителей и сроки.
Замещение сотрудников
Чтобы не прерывать ход ключевых бизнес-процессов компании из-за отсутствия сотрудников, настраивается замещение.
Во время отсутствия коллеги замещающий принимает его входящие задания и контролирует исполнение отправленных задач. Для этого у замещающего появляется папка «Замещение», в которой задания структурированы по папкам потоков. Таким образом, легко найти нужное задание в потоке входящих:
Замещающий может подписывать документы электронной подписью от имени отсутствующего коллеги. При этом в информации о подписях будет указано, что документ подписан замещающим.
Чтобы работы по замещению не выпали из внимания замещающего, предусмотрены email-оповещения о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий.
Автоматизируйте бизнес-процессы с Directum RX
В Directum RX взаимодействие сотрудников эффективно за счет:
- ускорения выполнения деловых процессов;
- автоматизации отдельных этапов задач;
- возможности отслеживания состояния каждой задачи;
- контроля исполнительской дисциплины;
- подписания документов ЭП;
- настройки замещения отсутствующих сотрудников.
Источник: DIRECTUM