Сокращайте трудоемкость кадровых процессов – автоматизируйте ключевые направления: прием, перевод и увольнение персонала, работу с отпусками в соответствии с ТК РФ, оформление кадровых заявлений и массовое ознакомление сотрудников с документами под личную подпись.
Решение включает все возможности для легитимного ведения кадровых процессов и документов в цифровом виде. Электронные подписи обеспечивают юридическую значимость документов, единый архив — удобное структурированное хранение, а цифровое взаимодействие — доступ к системе как в офисе, так и удаленно.
«HR-процессы» для Directum RX — оптимальное решение для участия в эксперименте Минтруда. Компания Directum разработала его в соответствии с требованиями 122-ФЗ и на правах участника эксперимента проверяет решение в «боевых условиях» сотрудниками.
Проблема |
Решение |
|---|---|
| Кадровые процессы сопровождаются большим объёмом бумаг, а ручное заполнение данных ведет к ошибкам. На документооборот тратится внушительное количество временных и денежных ресурсов. Подписание документов на бумаге тормозит работу и затрудняет дистанционное взаимодействие. | Перевести кадровые процессы и документы в цифровой вид с соблюдением трудового законодательства. Переработать методологию работы с документами и внутренние регламенты. Использовать для документов готовые шаблоны, автоматизированные маршруты согласования и электронные подписи. |
Цифровизируем кадровые процессы и документы
- Проводим предварительный аудит документов.
- Подбираем вид электронной подписи в зависимости от потребностей компании.
- Анализируем способы доступа к системе для сотрудников.
- Готовим соглашения с работниками в соответствии с 63-ФЗ.
- Переводим процессы в цифровой вид с помощью готового решения.
Описание решения
Рассмотрение кандидатов. В системе легко организовать встречу кандидата со всеми заинтересованными сотрудниками и согласовать ее итоги. В результате ускоряются бизнес-процессы, и решение по кандидату принимается быстро.
Прием на работу. Создать комплект необходимых документов можно в один клик: трудовой договор, приказ о приеме сотрудника, заявление о присоединении к электронному взаимодействию и согласие на обработку персональных данных. Информация из системы подставляется в текст автоматически.
Переводы и изменение условий труда. Сам работник, его руководитель или сотрудник кадровой службы может отправлять запросы на смену должности, изменение режима работы, размера зарплаты или состава обязанностей работника.
Увольнение. В системе формируется электронный обходной лист и инициируется процесс с участием всех заинтересованных служб: административно-хозяйственного отдела, службы безопасности, бухгалтерии и др.
Юридически значимое ознакомление. Сотрудников компании можно быстро ознакомить с локальными нормативными актами с проставлением электронной подписи (ЭП). Решение поддерживает все виды ЭП, для удобства они отображаются в документах в виде штампов, а с помощью гибкой настройки можно установить любой вид подписи для разных категорий сотрудников.
Кадровые заявления. В решении можно настроить работу с разными типами заявлений. Например, на материальную помощь, выплату пособия, изменение персональных данных.
Организация отпусков. Сотрудники могут быстро спланировать, оформить и перенести отпуск. Система проверяет параметры отпусков на соответствие требованиям организации и законодательства. Например, система автоматически учитывает праздничные дни при расчете конечного дня отпуска. Благодаря решению можно в один клик сформировать график отпусков и автоматически рассылать уведомления о начале отпуска.
Массовая выгрузка электронных документов. Выгрузить документы для проверок регуляторов можно в пару кликов. Для удобства документы по кадровым движениям и по отпускам выгружаются отдельно в электронном виде или в виде, подготовленном для печати.
Перечисленные процессы уже входят в стандартную поставку решения, однако круг задач ими не ограничивается. Решение адаптируется под потребности конкретной организации.
Бизнес-эффект
Решение повышает эффективность работы с персоналом:
- для руководителя организации: компания значительно экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов;
- для директора по персоналу: HR-процессы ускоряются и становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла;
- для специалистов кадровых служб: снижаются трудозатраты на прием, увольнение и перевод сотрудников, а также ускоряется поиск кадровых документов по работнику.
Источник: DIRECTUM