Модуль «Проекты» системы DirectumRX позволяет управлять проектами на всех стадиях — от инициации и планирования до закрытия и помещения в архив в соответствии с рекомендациями PMBoK. Предназначен для организаций, которые ведут внутренние или небольшие внешние проекты: инвестиционные, маркетинговые, PR-акции, социологические исследования и т.д.
Быстрое знакомство с решением
Инициация
В начале работ руководитель создает карточку проекта. Он заполняет в ней основную информацию: указывает участников, сроки и настраивает структуру папок. Таким образом, сведения о проекте доступны в одном месте.
Прямо из карточки проекта руководитель в один клик создает устав и предварительный план работ по проекту, в которых фиксирует цели, ресурсы, контрольные точки, порядок взаимодействия участников. Для единообразного оформления документации используются готовые шаблоны с текстом.
Документы проекта сохраняются в одну папку, поэтому сотрудникам не придется искать их по всей системе. К папке можно в любой момент перейти из карточки проекта.
Создавать документы по проекту (устав и предварительный план работ) можно прямо из его карточки.
Планирование
На следующем этапе руководитель проекта определяет оптимальный состав работ для достижения целей. Планы детализируются и уточняются, а затем отправляются на согласование и утверждение по принятым процессам. При этом каждая компания может легко настроить порядок согласования проектных документов под себя с помощью удобного графического редактора.
Выполнение
В ходе проекта сотрудники создают множество документов: входящие и исходящие письма, договорные документы, промежуточные и итоговые отчеты, проектные решения. Права выдаются участникам автоматически с учетом их ролей.
Например, если сотрудник входит в роль «Команда управления», он может редактировать документы проекта, а если входит в роль «Участник» — только просматривать их.
Права на документы выдаются сотрудникам в соответствии с их ролью
В системе руководитель проекта контролирует исполнение работ с помощью постановки задач и выдачи поручений. Также он может отслеживать и находить новые документы в списке «Документы по проектам» с помощью фильтров и сортировки.
Мониторинг
Промежуточные отчеты формируются прямо из карточки проекта и помогают отслеживать показатели, анализировать причины отклонений.
С помощью специального реестра можно посмотреть и оценить, на какой стадии находится каждый проект и какой процент работ выполнен на текущий момент.
Закрытие
Когда работы завершены, руководитель готовит и отправляет на утверждение итоговый отчет, а также закрывает проект. Папка со всеми документами отправляется в архив.
Управляйте проектами в DirectumRX
DirectumRX позволяет построить эффективную работу с проектами за счет:
- ведения единого реестра проектов компании;
- создания проектных документов с использованием специальных шаблонов;
- автоматического разграничения прав доступа;
- согласования и утверждения документов по регламентам;
- контроля исполнения работ по проекту с помощью постановки задач и выдачи поручений;
- оценки и анализа проектной деятельности.
Источник: DIRECTUM