Проблема
Руководители тратят много сил и времени на контроль эффективности и принятие управленческих решений, так как:
- задачи ставятся устно или по email и часто теряются;
- статус выполнения каждого поручения нужно уточнять лично;
- нет инструментов для оперативного мониторинга загрузки и результативности работы отдельных сотрудников и целых подразделений.
Решение
Перейти на цифровые инструменты контроля исполнительской дисциплины:
- ставить задачи, отслеживать их результат и своевременность выполнения;
- отправлять ответственным поручения и запрашивать отчеты по состоянию работ;
- в любое время анализировать эффективность сотрудников и подразделений с помощью наглядных виджетов;
- выявлять и устранять узкие места в рабочих процессах, основываясь на достоверной информации.
Мониторинг эффективности бизнес-процессов
Получить наглядную информацию по задачам, поручениям и документам, вовремя принять меры для повышения исполнительской дисциплины и эффективности бизнес-процессов помогают виджеты.
Для каждого сотрудника в зависимости от роли в компании отображается настроенный набор виджетов. Рядовым сотрудникам просто оценить свой объем работ, определить важные и срочные задания и вовремя приступить к их исполнению. Руководители могут анализировать работу своего подразделения, а руководитель высшего звена и его помощник — работу всей компании. По некоторым виджетам можно посмотреть детальный анализ, для этого достаточно кликнуть на нужную область.
Выдача поручений
Одна из возможностей прозрачного взаимодействия — поручения, представляющие собой вид официальных задач. После вынесения резолюции руководитель или его секретарь формирует задачу на исполнение поручения, указывает ответственных и назначает им сроки. К поручению можно также прикрепить дополнительные документы.
Пример поручения
После старта поручения указанный исполнитель получает задание с назначенным сроком. При необходимости инициатор может запросить у исполнителя отчет, продлить срок поручения или прекратить его.
Постановка свободных задач исполнителям
Отправлять задачи в системе может любой пользователь — нужно только указать исполнителей и сроки.
Простая задача
По завершении работ инициатор получает задание с результатами и ответом от исполнителя. В Directum RX всегда можно отследить статус отправленной задачи и ход ее выполнения.
Контроль выполнения работ в срок
Отслеживать своевременность выполнения задач за определенный период удобно с помощью отчетов. Они наглядно показывают текущий уровень исполнительской дисциплины по конкретному сотруднику, подразделению или в целом по компании.
и процент заданий, которые они выполнили в срок
Работа с потоками задач
Автоматическое разделение задач по потокам работ повышает личную эффективность сотрудников: сокращается время на отслеживание и выполнение однотипных операций в системе. Так, если секретарю требуется зарегистрировать несколько документов, ему достаточно открыть соответствующую подпапку и выполнить все задачи разом, а не искать их вручную в общем списке входящих. А руководителю будет удобно массово согласовывать и подписывать официальные документы.
Контролируйте исполнительскую дисциплину сотрудников в Directum RX:
- используйте виджеты для контроля собственной эффективности и отслеживания показателей по компании;
- ставьте исполнителям задачи и отслеживайте результат;
- отправляйте ответственным поручения и запрашивайте отчеты по состоянию работ;
- получайте актуальную информацию о ходе работ над поставленными задачами в любое время;
- анализируйте своевременность выполнения работ с помощью отчетов.
Управление деятельностью компании в любое время и в любом месте становится ещё проще с мобильным приложением Directum Solo для руководителей и топ-менеджеров. Информация об исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников, а также о собственных задачах наглядно отображается на виджетах контрольной панели.
Источник: DIRECTUM