Тиражирование системы электронного документооборота в 15 районных органах муниципальной власти Удмуртской Республики

Краткая справка о Заказчике: В 2013 году Минсвязь УР был проведён проект по тиражированию Системы электронного документооборота Государственных органов власти Удмуртской Республики (далее СЭД ГО УР). Проект охватывал  24 органа государственной власти УР, 17 органов муниципальной власти. Органы муниципальной власти делились на три проекта. В данном разделе описан проект тиражирования СЭД ГО УР на 15 районных органов муниципальной власти Удмуртской Республики. Все районные муниципальные образования УР должны работать с СЭД ГО УР, которая установлена на едином сервере Минсвязи УР

Исходная ситуация: На момент начала тиражирования в районных органах муниципальной власти не было единого решения по автоматизации документооборота, и вся работа с документами велась в бумажном виде, как внутри органа муниципальной власти, так и при обмене с другими органами муниципальной и государственной власти УР. Кроме этого для ведения делопроизводства использовались программные продукты разных производителей: Градиент (СЭД Олимп), 1С (1С: Документооборот), собственные разработки. Перед исполнителем стояла задача унифицировать все процессы делопроизводства и организовать служебную переписку между участниками СЭД ГО УР в электронном виде.

Решение: Для автоматизации всех органов муниципальной власти было подготовлено единое решение по делопроизводству. Данное решение было протестировано на пилотных проектах в органах государственной власти. На автоматизацию 15 муниципалитетов было выделено 6 месяцев. Все муниципалитеты были разделены на 4 этапа. На каждый этап выделялось 6 недель (1,5 месяца). На каждый муниципалитет выделялось 4 недели.  Для быстрого и качественного внедрения была разработана технология тиражирования СЭД ГО УР.

Результаты проекта:

В результате проекта, в течении 6 месяцев, было автоматизировано 15 районных муниципалитетов.  При автоматизации охвачены следующие процессы:

• Получение и регистрация входящих документов.
• Регистрация письменных обращений граждан.
• Регистрация обращений граждан по итогам личного приема.
• Рассмотрение Главой ОМСУ и Главой Администрации ОМСУ входящих документов и вынесение резолюции (в том числе с использованием мобильных устройств).
• Рассмотрение Главой ОМСУ и Главой Администрации ОМСУ письменных обращений граждан и вынесение резолюции (в том числе с использованием мобильных устройств).
• Регистрация и отправка исходящих документов.
• Регистрация внутренних документов.
• Ведение номенклатуры дел (подготовка описи документов дела, фиксация передачи документов в архив, фиксация информации об уничтожении документов).
• Ведение журналов регистрации документов (формирование формата номера, автоматическая нумерация документов).
• Контроль местонахождения бумажного документа.
• Контроль исполнения внутренних документов и исполнения резолюций по входящим документам.

Проект в цифрах:

Команда проекта состояла из 10 человек.

Общая трудоемкость проекта составила 4893 чел/часа.

Сотрудники компании провели 331 день в командировке, совершили 230 поездок на различном транспорте и преодолели расстояние в 22045 км.

По результатом проекта автоматизировано 97 юридических лиц (каждое муниципальное образование состоит из нескольких юридических лиц) и охвачено 733 пользователя.

Эффективность проекта:

Сокращение скорости обмена документа при официальной переписке в 288 раз (Мгновенная доставка документов до адресата).

Повышение исполнительской дисциплины на 30%.

Сокращение времени на поиск документов до 8 раз.