В Directum RX есть готовый шаблон для быстрого оформления доверенности. Часть информации в нем уже заполнена, вам остается лишь указать данные сотрудника, которому выдается доверенность, и его полномочия.

Если доверенности уже были оформлены в бумажном виде, то в систему они заносятся в виде скан-копий.

Права на доверенности назначаются автоматически, но строго регламентируются, так как содержат конфиденциальную информацию, например, паспортные данные. Права получают только автор документа, и сотрудник, которому доверенность выдается. Далее документ отправляется на согласование по регламенту.

При сканировании образы документов можно предварительно просмотреть, поменять порядок их следования, удалить неудачные и сделать новые. А чтобы занести документы из Microsoft Outlook или с рабочего стола, их достаточно «перетащить» в систему (drag’n’drop).

Поиск доверенностей и контроль срока действия

Все доверенности после создания попадают в единый реестр. В нем можно быстро найти нужные документы по сотруднику, периоду действия и статусу. Контроль сроков действия легко отследить фильтрацией:

Узнать о приближении завершения срока действия доверенности можно заранее. Для этого в карточке доверенности указывается количество дней до окончания срока действия, за которое придет уведомление. В зависимости от настроек оно может прийти сотруднику, которому выдана доверенность, его непосредственному руководителю или сотруднику, который подготовил доверенность.

Подписание документов на основании доверенности

Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, администратору достаточно настроить право подписи. Сделать это можно прямо из карточки. При создании прав автоматически заполняются данные о сотруднике, которому выдана доверенность, и период ее действия. А также ограничения, например, подписание договоров с суммой до 1 миллиона рублей.

При подписании финансово-хозяйственных документов данные о доверенностях проставляются в них автоматически. Например, так заполняются данные о доверенностях принявшего груз и подписавшего документ:

Заполнены данные о доверенностях принявшего груз и подписавшего документ

Ведите полный учет и контроль доверенностей

Directum RX повышает эффективность работы с доверенностями:

• быстрое оформление документов по готовому шаблону;
• оперативное согласование и подписание доверенностей;
• единый реестр доверенностей, выданных сотрудникам компании;
• быстрый поиск доверенностей по сотруднику, сроку действия и другим параметрам;
• автоматическое заполнение сведений при подписании финансово-хозяйственных документов;
• гарантия, что сотрудники подпишут документы только на основании действующих доверенностей.

*Решение входит в состав модуля «Делопроизводство».

Источник: DIRECTUM

Заявка на командировку создается в пару кликов. С ее помощью можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист. Для удобства данные о маршруте и расходах заполняются на отдельных закладках.

Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля.

Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.

После создания заявки сотрудник в один клик запускает процесс согласования командировки. При этом не нужно решать, кому и в какой последовательности отправлять заявку. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.

На основе параметров заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется в командировку на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.

После того, как командируемый получит аванс, билеты и ознакомится с приказом, считается, что он готов к отъезду.

Командировкой можно управлять. Сотрудник может отменить или изменить ее параметры, например, если мероприятие перенесли или отменили. А руководитель имеет возможность отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.

Оформление авансового отчета

После возвращения из командировки сотрудник оформляет авансовый отчет. В решении доступно два варианта его заполнения:

• заполнение вручную. Для ускорения этого процесса можно автоматизировать занесение документов с помощью службы ввода документов. Сотруднику достаточно отправить фотографии или скан-копии документов, подтверждающих затраты, на служебный ящик, и они привяжутся к авансовому отчету;
• автоматическое заполнение. Возможно при наличии решения «Распознавание отчетных документов», которое распознает подтверждающие документы и заполняет отчет данными.

Командируемый проверяет корректность внесенных данных и при необходимости дополняет отчет. Например, заносит в систему недостающие документы или вносит информацию о расходах из рукописных накладных.

Заполненные данные проверяют и согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.

На завершающем этапе сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.

Подготовка к проверкам

Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.

Выгрузка комплекта документов

Бизнес-эффект

Решение помогает закрыть все вопросы по оформлению командировок и авансовых отчетов, а также повышает эффективность бизнеса:

• сокращается время на оформление документов. Все необходимые документы формируются автоматически, без участия человека. Все, что требуется, — проверить правильность, подписать и согласовать в электронном виде;
• уменьшаются трудозатраты и риск ошибок. Занесение документов в систему и расчет затрат происходит в фоновом режиме. В автоматически сформированных документах все вычисления и данные верны;
• снижается вероятность потери документов. Все сопроводительные и подтверждающие документы хранятся в системе в электронном виде. Передачу бумажных оригиналов в бухгалтерию легко проконтролировать, а предоставление отчетов в налоговые органы не откладывается из-за потери документов;
• компания значительно экономит на печати и хранении бумажных документов.

Источник: DIRECTUM

Получить наглядную информацию по задачам, поручениям и документам, вовремя принять меры для повышения исполнительской дисциплины и эффективности бизнес-процессов помогают виджеты.

Для каждого сотрудника в зависимости от роли в компании отображается настроенный набор виджетов. Рядовым сотрудникам просто оценить свой объем работ, определить важные и срочные задания и вовремя приступить к их исполнению. Руководители могут анализировать работу своего подразделения, а руководитель высшего звена и его помощник — работу всей компании. По некоторым виджетам можно посмотреть детальный анализ, для этого достаточно кликнуть на нужную область.

Выдача поручений

Одна из возможностей прозрачного взаимодействия — поручения, представляющие собой вид официальных задач. После вынесения резолюции руководитель или его секретарь формирует задачу на исполнение поручения, указывает ответственных и назначает им сроки. К поручению можно также прикрепить дополнительные документы.

Пример поручения

После старта поручения указанный исполнитель получает задание с назначенным сроком. При необходимости инициатор может запросить у исполнителя отчет, продлить срок поручения или прекратить его.

Постановка свободных задач исполнителям

Отправлять задачи в системе может любой пользователь — нужно только указать исполнителей и сроки.

Простая задача

По завершении работ инициатор получает задание с результатами и ответом от исполнителя. В Directum RX всегда можно отследить статус отправленной задачи и ход ее выполнения.

Контроль выполнения работ в срок

Отслеживать своевременность выполнения задач за определенный период удобно с помощью отчетов. Они наглядно показывают текущий уровень исполнительской дисциплины по конкретному сотруднику, подразделению или в целом по компании.

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений» помогает руководителям
отслеживать своевременность выполнения поручений

Отчет «Статистика работы с документами» показывает, кто из сотрудников
обработал большее количество электронных документов

Отчет «Контроль исполнительской дисциплины» отображает список сотрудников
и процент заданий, которые они выполнили в срок

Работа с потоками задач

Автоматическое разделение задач по потокам работ повышает личную эффективность сотрудников: сокращается время на отслеживание и выполнение однотипных операций в системе. Так, если секретарю требуется зарегистрировать несколько документов, ему достаточно открыть соответствующую подпапку и выполнить все задачи разом, а не искать их вручную в общем списке входящих. А руководителю будет удобно массово согласовывать и подписывать официальные документы.

Контролируйте исполнительскую дисциплину сотрудников в Directum RX:

• используйте виджеты для контроля собственной эффективности и отслеживания показателей по компании;
• ставьте исполнителям задачи и отслеживайте результат;
• отправляйте ответственным поручения и запрашивайте отчеты по состоянию работ;
• получайте актуальную информацию о ходе работ над поставленными задачами в любое время;
• анализируйте своевременность выполнения работ с помощью отчетов.

Управление деятельностью компании в любое время и в любом месте становится ещё проще с мобильным приложением Directum Solo для руководителей и топ-менеджеров. Информация об исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников, а также о собственных задачах наглядно отображается на виджетах контрольной панели.

Источник: DIRECTUM

Если контрагент использует сразу несколько сервисов обмена, вам достаточно зарегистрироваться в одном и настроить роуминг для остальных. Вы можете получать документы из всех сервисов, с которыми настроен роуминг, а отправлять — только в один.

Актуальные тарифы на обмен электронными документами смотрите на сайтах сервисов: Synerdocs, Диадок.

Подключение к электронному обмену

Подключиться к сервисам обмена можно как при работе в облаке, так и при локальной установке. Для этого достаточно зарегистрироваться в сервисе, а в Directum RX настроить абонентский ящик для взаимодействия с ним.

Чтобы документы из сервисов обмена сразу поступали в нужное подразделение, просто добавьте подразделения в сервисе обмена. В системе для них автоматически создадутся свои абонентские ящики. Так контрагенты смогут напрямую отправлять, например, первичные документы в бухгалтерию, а договорные в юридический отдел.

Чтобы начать обмен с контрагентами, отправьте им приглашения или примите приглашения от них. Отправить приглашение можно прямо из карточки контрагента, при этом привлекать можно даже тех, кто не зарегистрирован в сервисе обмена.

Отправка документов через сервисы обмена

После внутреннего согласования отправляйте договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы контрагентам в один клик прямо из СЭД. Это удобно: не нужно переключаться между интерфейсами нескольких систем.

Формализованные документы, которые сформированы в учетной системе 1С и отправлены контрагентам через сервисы обмена, автоматически попадают в Directum RX.

Если нужно подписать документ электронной подписью и заполнить информацию о продавце до отправки контрагентам, импортируйте его вручную из учетной системы в Directum RX. При подписании информация о продавце заполнится автоматически.

Система также позволяет контролировать подписание и отслеживать сроки возврата документов. Если требуется подписание контрагентом — это будет отражено в карточке:

После того как контрагент подпишет документ, система сразу же сообщит об этом.

Обработка поступивших документов

Документы, поступившие от контрагентов, автоматически помещаются в финансовый архив. По каждому пакету документов формируется задание задание ответственному за обмен или за контрагента обработать их. Ответственный проверяет документы, отправляет их на согласование и подписание. Также он может переадресовать задание другому сотруднику или отправить отказ.

При дальнейшей обработке в формализованных документах заполняются сведения о приемке товаров или услуг. Это позволяет корректно оформлять хозяйственные операции в полученных документах.

Для подтверждения их подлинности на каждую страницу документа автоматически добавляются штампы с номером страницы и идентификатором документа в сервисе. А на последнюю страницу — отметка о подписании.

Для удобного просмотра договоры и другие неформализованные документы преобразуются в формат PDF. В соответствии с требованиями ФНС для подтверждения юридической значимости на них также ставятся отметки о подписании. При этом вы всегда можете открыть содержимое неформализованного документа в том формате, в котором он занесен в систему.

Помимо этого, в любой момент входящий документ можно открыть в сервисе обмена напрямую из Directum RX.

Отправка ответа контрагенту

После согласования и подписания документов, поступивших от контрагента, утверждающий или его секретарь отправляет ответ контрагенту. В дальнейшем легко отследить, в каком состоянии находится документ.

Контроль завершенности документооборота

Периодически система отслеживает документы, по которым не завершен документооборот. Если такие документы есть, ответственному за абонентский ящик организации поступает задание подтвердить получение документов. При необходимости он может перенаправить задание другому сотруднику, например, если у него нет соответствующих полномочий.

Кроме того, отправку подтверждения можно настроить в автоматическом режиме. В результате даже при большом документопотоке, от нескольких сотен в день, подтверждение происходит быстро и с минимальным участием сотрудников организации.

Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета.

Переходите на электронный документооборот с контрагентами

Directum RX обеспечит полный цикл работы с договорными и финансово-хозяйственными документами, а также позволит:

• доставлять документы за несколько минут;
• сократить время на обработку и доставку документов;
• обеспечить гарантию доставки документов;
• организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов с контрагентами;
• контролировать возврат документов;
• обмениваться документами сразу в нескольких сервисах;
• контролировать завершенность документооборота;
• легко погрузиться в процесс обмена за счет того, что отправка и возврат документов встроены в привычный интерфейс системы.

Если сервисы обмена в компании уже используются, Directum RX обеспечит надежное хранение юридически значимых документов, поможет упорядочить работу и организовать внутреннее согласование.

Источник: DIRECTUM

• Решение поддерживает единый формат архивных документов: как бумажных, так и электронных, поступающих из любых систем-источников.
• Документы передаются в архив по сформированному графику приема — в согласованные сроки и без авралов.
• При импорте из оперативной системы документы автоматически распределяются по делам.
• Акты и отчеты по архивной деятельности выгружаются автоматически согласно требованиям законодательства РФ.
• Решение самостоятельно контролирует сроки хранения и передает недействительные документы на экспертизу ценности — для решения об их уничтожении или продлении срока.

Быстрый доступ к архивным документам

• При необходимости выемки бумажного оригинала его можно быстро найти по штрихкоду на копии документа.
• Для сторонних посетителей архива организован читальный зал с интуитивно понятным интерфейсом.

Сохранение юридической силы электронных документов

• Решение использует усовершенствованные электронные подписи в современном формате CAdES-A.
• Регулярная «перештамповка» – установка на ЭП архивных штампов времени – поддерживает бесконечно долгое хранение документа с сохранением его юридической силы.

Источник: DIRECTUM

Как работает приложение

• Рассмотрение документов и вынесение резолюций

После ознакомления с входящим письмом руководитель может вынести резолюцию по документу, отправить на исполнение, переадресовать рассмотрение другому сотруднику, создать поручение или просто принять к сведению.

• Согласование и подписание документов

Directum Solo предлагает ознакомиться не только с содержанием документа на подписание, но и с его приложениями. Доступна информация о подписях других согласующих, можно быстро перейти к задаче и переписке в ней. По итогам согласования документ подписывается ЭП или отправляется на доработку.

• Выдача поручений и контроль их исполнения

Текст поручения пользователь вводит с клавиатуры или с помощью голосового сообщения, указывает исполнителей и сроки. Поручение отправляется в работу в виде задачи, в любое время можно оценить ход его исполнения.

Рецензирование документов

В приложении легко редактировать документ, оставлять примечания к содержанию и при необходимости отправлять исполнителю на доработку.

• Контроль загрузки сотрудников и исполнительской дисциплины

Виджеты в Directum Solo отображают информацию об исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников, а также информируют руководителя о статусе собственных задач.

Directum Jazz

Мобильное приложение для широкого круга пользователей системы Directum. Упрощает ознакомление с документами, запуск бизнес-процессов и контроль работ вне офиса.

Возможности приложения на разных ОС

Directum Jazz позволяет работать с документами, задачами и заданиями:

• стартовать задачи и выполнять задания;
• создавать документы из файла, с камеры, а также из шаблона (только в Android);
• просматривать и редактировать документы;
• подписывать формализованные и неформализованные документы;
• отправлять документы по электронной почте;
• искать документы;
• просматривать карточки документов и записей справочников и отправлять их вложением в задачу или задание;
• работать с тремя экземплярами систем Directum или Directum RX (только в Android).

Интеллектуальное распознавание писем и извлечение данных

Ario распознает входящую корреспонденцию со сканера, почты или системы обмена.

Интеллектуальные сервисы разделяют поток на документы, распределяют их по видам и журналам регистрации и извлекают необходимые реквизиты.

Интеллектуальное распознавание и классификация первичных учетных документов

Ario распознает и распределяет входящие первичные учетные документы со сканера или из системы обмена.

Бухгалтер получает документы в виде готовых комплектов с заполненными карточками на проверку.

Интеллектуальный анализ данных, распознавание и классификация

Обученная модель определяет вид документа, контрагента и другие реквизиты с точностью 95-98%.

Самостоятельное обучение системы во время работы с ней пользователей позволяет повышать точность работы с каждым днём.

Проверка правильности оформления

Система автоматически проверяет комплектность документов, правильность расчета НДС, наличие обязательных реквизитов, в том числе печатей и подписей, сопоставляет номенклатуру и определяет типовые хозяйственные операции.

Удобная проверка карточек

Сервис извлекает информацию из документов, заполняет регистрационные карточки (РКК) и отправляет их на проверку делопроизводителям.

Ответственные сотрудники проверяют состав комплекта документов и заполнение карточек в одном интерфейсе, без необходимости переключаться между РКК.

Определение ответственного

Решение на основе машинного обучения предложит руководителю, кого назначить исполнителем по документу, и создаст проект поручения из текста протокола или приказа.

Авансовые отчеты

Сотрудник отправляет фото подтверждающего документа и электронные билеты прямо из командировки.

Ario заполняет поля отчета и отправляет его задачей на согласование и подписание в электронном виде.

Автоматическое сравнение документов

Ario сопоставляет согласованную электронную версию договора и подписанный бумажный экземпляр.

Система подсвечивает значимые отличия и позволяет сразу увидеть правки от контрагента по сравнению с исходным шаблоном, согласованной версией в системе или закупочной документацией.

Проверка рисков

Система контролирует наличие обязательных реквизитов и проверяет условия договора с точки зрения возможных рисков: штрафов, пени, сроков платежей.

Обучение сервиса классификации

Сервис учится различать входящие запросы по информации, которая уже есть в организации, а значит учитывает особенности бизнес-процессов. Ario поможет классифицировать входящие обращения любого типа, например:

• заявки в службу поддержки;
• обращения граждан и другие запросы.

Интеллектуальная ЕСМ-система избавляет от рутины:

• работа в привычном интерфейсе ECM (не нужно дополнительно настраивать интеграцию);
• независимость от формы документов подходит для структурированных и неструктурированных документов;
• проверка наличия печати и подписи сервис распознает обязательные реквизиты;
• удобное сравнение документов решение подсветит все изменения и сообщит о критичных правках;
• быстрый поиск нужной информации ввести запрос можно в свободной форме;
• прозрачная схема лицензирования;
• вы платите за количество обработанных документов и можете заранее рассчитать окупаемость решения, опираясь на объем документооборота.

Источник: DIRECTUM

Directum HR Pro — оптимальное решение для участия в эксперименте Минтруда. Компания Directum разработала его в соответствии с требованиями 122-ФЗ и на правах участника эксперимента проверяет решение в «боевых условиях» сотрудниками.

Цифровизируем кадровые процессы и документы

• Проводим предварительный аудит документов.
• Подбираем вид электронной подписи в зависимости от потребностей компании.
• Анализируем способы доступа к системе для сотрудников.
• Готовим соглашения с работниками в соответствии с 63-ФЗ.
• Переводим процессы в цифровой вид с помощью готового решения.

Описание решения

Рассмотрение кандидатов. В системе легко организовать встречу кандидата со всеми заинтересованными сотрудниками и согласовать ее итоги. В результате ускоряются бизнес-процессы, и решение по кандидату принимается быстро.

Прием на работу. Создать комплект необходимых документов можно в один клик: трудовой договор, приказ о приеме сотрудника, заявление о присоединении к электронному взаимодействию и согласие на обработку персональных данных. Информация из системы подставляется в текст автоматически.

Переводы и изменение условий труда. Сам работник, его руководитель или сотрудник кадровой службы может отправлять запросы на смену должности, изменение режима работы, размера зарплаты или состава обязанностей работника.

Увольнение. В системе формируется электронный обходной лист и инициируется процесс с участием всех заинтересованных служб: административно-хозяйственного отдела, службы безопасности, бухгалтерии и др.

Юридически значимое ознакомление. Сотрудников компании можно быстро ознакомить с локальными нормативными актами с проставлением электронной подписи (ЭП). Решение поддерживает все виды ЭП, для удобства они отображаются в документах в виде штампов, а с помощью гибкой настройки можно установить любой вид подписи для разных категорий сотрудников.

Кадровые заявления. В решении можно настроить работу с разными типами заявлений. Например, на материальную помощь, выплату пособия, изменение персональных данных.

Ознакомление с приказом по основной деятельности

Английская локализация

Обложка решения «HR-процессы»

Трудоустройство сотрудника

Автозаполнение полей в трудовом договоре

Изменение условий труда сотрудника

Организация отпусков. Сотрудники могут быстро спланировать, оформить и перенести отпуск. Система проверяет параметры отпусков на соответствие требованиям организации и законодательства. Например, система автоматически учитывает праздничные дни при расчете конечного дня отпуска. Благодаря решению можно в один клик сформировать график отпусков и автоматически рассылать уведомления о начале отпуска.

Сводный график отпусков

Перенос отпуска

Планирование отпуска

Просмотр отчета

Массовая выгрузка электронных документов. Выгрузить документы для проверок регуляторов можно в пару кликов. Для удобства документы по кадровым движениям и по отпускам выгружаются отдельно в электронном виде или в виде, подготовленном для печати.

Перечисленные процессы уже входят в стандартную поставку решения, однако круг задач ими не ограничивается. Решение адаптируется под потребности конкретной организации.

Бизнес-эффект

Решение повышает эффективность работы с персоналом:

• для руководителя организации: компания значительно экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов;
• для директора по персоналу: HR-процессы ускоряются и становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла;
• для специалистов кадровых служб: снижаются трудозатраты на прием, увольнение и перевод сотрудников, а также ускоряется поиск кадровых документов по работнику.

Источник: DIRECTUM

Инициация

В начале работ руководитель создает карточку проекта. Он заполняет в ней основную информацию: указывает участников, сроки и настраивает структуру папок. Таким образом, сведения о проекте доступны в одном месте.

Прямо из карточки проекта руководитель в один клик создает устав и предварительный план работ по проекту, в которых фиксирует цели, ресурсы, контрольные точки, порядок взаимодействия участников. Для единообразного оформления документации используются готовые шаблоны с текстом.

Документы проекта сохраняются в одну папку, поэтому сотрудникам не придется искать их по всей системе. К папке можно в любой момент перейти из карточки проекта.

Создавать документы по проекту (устав и предварительный план работ) можно прямо из его карточки.

Планирование

На следующем этапе руководитель проекта определяет оптимальный состав работ для достижения целей. Планы детализируются и уточняются, а затем отправляются на согласование и утверждение по принятым процессам. При этом каждая компания может легко настроить порядок согласования проектных документов под себя с помощью удобного графического редактора.

Выполнение

В ходе проекта сотрудники создают множество документов: входящие и исходящие письма, договорные документы, промежуточные и итоговые отчеты, проектные решения. Права выдаются участникам автоматически с учетом их ролей.

Например, если сотрудник входит в роль «Команда управления», он может редактировать документы проекта, а если входит в роль «Участник» — только просматривать их.

Права на документы выдаются сотрудникам в соответствии с их ролью

В системе руководитель проекта контролирует исполнение работ с помощью постановки задач и выдачи поручений. Также он может отслеживать и находить новые документы в списке «Документы по проектам» с помощью фильтров и сортировки.

Мониторинг

Промежуточные отчеты формируются прямо из карточки проекта и помогают отслеживать показатели, анализировать причины отклонений.

С помощью специального реестра можно посмотреть и оценить, на какой стадии находится каждый проект и какой процент работ выполнен на текущий момент.

Закрытие

Когда работы завершены, руководитель готовит и отправляет на утверждение итоговый отчет, а также закрывает проект. Папка со всеми документами отправляется в архив.

Управляйте проектами в DirectumRX

DirectumRX позволяет построить эффективную работу с проектами за счет:

• ведения единого реестра проектов компании;
• создания проектных документов с использованием специальных шаблонов;
• автоматического разграничения прав доступа;
• согласования и утверждения документов по регламентам;
• контроля исполнения работ по проекту с помощью постановки задач и выдачи поручений;
• оценки и анализа проектной деятельности.

Источник: DIRECTUM

При подготовке и проведении совещаний много времени уходит на формирование повестки, протокола и отправку поручений. Модуль «Совещания» избавит секретарей и председателей совещаний от рутины и позволит:

• быстро создавать повестку и протокол из карточки совещания, при этом документы привязаны к карточке и всегда «под рукой»;
• использовать шаблоны для быстрого оформления документов по совещанию;
• передавать решения на исполнение за пару кликов: система сама создает поручения по протоколу;
• отслеживать состояние работ по совещанию с помощью удобных инструментов для контроля.

Подготовка совещания

Для проведения совещания секретарь создает карточку, которая позволит в любой момент обратиться ко всей информации по совещанию и проконтролировать исполнение решений. Прямо из карточки формируется повестка, информация о времени, длительности, месте и участниках автоматически переносится в документ.

Чтобы забронировать время на совещание и отправить приглашения всем участникам, из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook. В окне встречи поля автоматически заполняются данными из карточки совещания. Также добавляются ссылки на документы по совещанию.

Оформление результатов совещания

Протокол создается прямо из карточки совещания, при этом часть данных будет уже заполнена, секретарю останется указать только принятые решения. Поручения по совещанию можно отправить в работу за пару кликов: система сама сформирует их из протокола, вам останется только проверить их и отправить на исполнение.

Создание поручений по протоколу

Поиск документов по совещанию

Получайте полный список связанных документов в один клик из карточки совещания:

Контроль работ по совещаниям

Как правило, один секретарь отвечает сразу за несколько совещаний, и по каждому должен контролировать исполнение решений. Для упрощения контроля используйте следующие возможности:

• закладка «Поручения» в карточке совещания позволяет отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу;
• реестр совещаний позволяет определять текущее состояние работ по всем совещаниям;
• список протоколов позволяет узнать ход работ по протоколам совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также по протоколам на исполнении у вас, ваших подчиненных или любого другого сотрудника;
• отчет позволяет контролировать сроки исполнения решений по отдельному совещанию и по совещаниям за конкретный период.

Закладка «Поручения»

Оптимизируйте совещания с Directum RX

Directum RX повышает эффективность подготовки и проведения совещаний, а также позволяет:

• сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
• ускорить передачу решений на исполнение;
• получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
• упростить контроль исполнения решений совещания.

Источник: DIRECTUM